Comment j’utilise Notion pour gérer Scratch

Comment j’utilise Notion pour gérer Scratch

Notion est un outil très puissant s’il est bien paramétré, que ce soit pour écrire une simple note ou pour créer des bases de données complexes. Il me fait gagner un temps fou et centralise toute la donnée de l’agence.
Personnellement, je m’en sers pour gérer toute l’agence au quotidien : les leads, les clients, les projets, les freelances, mais aussi la finance, les process ou encore ma communication.

Les différentes pages sont reliées entre elles, par exemple :

• Dans ma to-do, je vais voir quand un client m’assigne un ticket pour la maintenance.
• Quand un projet a le statut « terminé », il va directement dans Cas client avec le statut « To do ».
• Quand un prospect valide un devis, il disparaît automatiquement de l’onglet Prospection et je peux lui assigner un ou plusieurs projets dans Projets.

La puissance des templates Notion

La plupart des pages du menu sont en fait des bases de données par type de contenu. Par exemple, dans mon onglet Projets, je retrouve tous mes projets sous forme de cartes rangées par statut : « To do », « Doing », « Waiting », « Done ».
Quand un nouveau projet arrive, je peux choisir entre plusieurs templates que j’ai créés par service. J’ai un template pour les projets branding, un pour les projets site web, un autre pour les projets IA, etc.
Je n’ai plus qu’à choisir le type de template (il me semble que Notion n’a pas encore automatisé ça…) et cela me crée une page vierge avec tous les éléments dont j’ai besoin pour mener à bien mon projet :

l ne me reste plus qu’à ajouter mes clients sur la page pour qu’ils suivent le déroulé du projet : ce sera le tableau de bord pour l’ensemble du projet.

Notion est également relié à Noota, qui fait tous mes comptes rendus de réunion, toujours avec des templates prédéfinis. C’est très pratique (et c’est français 🇫🇷). Les comptes rendus viennent se placer automatiquement dans les bons projets ✨.
Notion intègre une fonctionnalité de prise de notes native, mais elle bug régulièrement…

L’automatisation avec l’IA sur Notion

Toute la magie de Notion, en dehors de sa personnalisation et de son utilisation très simple, réside dans la possibilité d’automatiser plein de processus relativement facilement.

Notion dispose nativement de fonctionnalités d’automatisation, mais elles restent assez limitées. Par exemple :

• quand je crée une carte dans un tableau, tu en crées une autre dans un autre tableau ;
• ou quand je change le statut d’une carte, tu m’envoies un mail avec les infos, etc.

C’est utile, mais un peu limité.

Exemple d’automatisation : mes propositions commerciales

Avec des outils comme Make, Zapier ou n8n, on peut aller beaucoup plus loin dans les automatisations.

Par exemple, je gère automatiquement mes propositions commerciales dans 🐺 Prospection. Je renseigne tout un tas d’informations sur la carte de mon prospect : ses infos, ses besoins, ses attentes, issues de prises de notes manuelles (oui, quand même), le compte rendu des premiers échanges (automatique), etc.

J’ai ensuite une boucle d’automatisations avec l’IA qui va notamment me renseigner sur ses concurrents directs ou parcourir son site internet. En regroupant l’ensemble des informations, elle me fournit des éléments sur l’environnement digital du client : sa maturité digitale, du contexte sur son secteur et des premières pistes de proposition d’accompagnement, en lien avec la liste de mes services.

Cela crée un mail en brouillon avec une trame prédéfinie de réponse qui reprend tous les éléments de la carte. Je n’ai plus qu’à compléter, ajuster et intégrer éventuellement le devis.

Conclusion

Notion est un outil magique s’il est bien paramétré. Il est suffisamment malléable pour s’adapter à vos processus existants, interconnecté et visuellement agréable à utiliser, parfait pour collaborer.

Il peut remplacer beaucoup d’outils et permet de centraliser une grande partie des informations au même endroit.

Je m’en sers même à titre personnel pour organiser ma vie 🫶 : recettes de cuisine, livres à lire, cadeaux de Noël…
Je crois que 10 ans de gestion de projet ont fini par me rendre organisé 🤓.